Gestion des adhérent.e.s et donat.eur.rice.s

Date de création de la fiche : 14.01.2019
Début de mise à jour de la fiche : 14.01.2019
Nom du logiciel de l'application (si pertinent) : Tableau Excel

Objectifs poursuivis

Description de l'objet du traitement et ses fonctionnalités : Inscription de chaque adhérent.e que ce soit à titre personnel/individuel ou une adhésion morale (associations) dans deux listes (deux feuilles) hébergées sous le même documents Excel. La première liste repère dans notre base de données générale Qui est adhérent avec le montant correspondant, la seconde permet de noter quand chaque personne ou organisme a été remerciée (par mail) et quand on lui a transmis une attestation d'adhésion (sauf pour les personnes qui adhèrent sur la plateforme Helloasso qui reçoivent directement cette attestation).
L'objectif est de savoir combien le CAC compte d'adhérent.e.s (et donat.eur.rice.s) et de remercier toute personne ou organisme qui adhère ou donne. Ensuite il est aussi d'inscrire chaque adhérent sur la liste de diffusion de notre lettre mail mensuelle "Heure de la sirène" dès le mois suivant, une fois les personnes remerciées et informées de cette inscription. Elle est envoyée via Mailchimp et les personnes peuvent se désinscrire directement à chaque réception.

Catégories de personnes concernées

Catégories de personnes concernées :

Catégories de données collectées

Liste des différentes données traitées : État-civil, identité, données d'identification, images (ex. nom, prénom, adresse, photographie, date et lieu de naissance, etc.)
Autre(s) catégorie(s) de données : adresses mails et téléphones parfois
Données sensibles collectées : aucune

Autres informations sur les données

Format des données : Numérique
Lieux de conservation des données : La base de données générales est dans le nextcloud/cumulo. Une sauvegarde 2 à 3 fois pas an sur disque dure. Une liste est faite uniquement sur les adhérents/donateurs pour les membres du CA 2 à 3 fois pas ans, sans faire apparaitre les montants d'adhésion/don.
Une liste spécifique des adhésions morales est rendue publique sur le site internet Wordpress du CAC, sans aucun montant, sans numéro de tél autre que professionnel.
Durée de conservation des données : depuis 2010, soit 9 ans. Au bout de 10 ans nous ne conserveront pas les données plus anciennes.
A défaut, critères utilisés pour déterminer le délais d'effacement : Toute personnes/associations qui ne veut plus être relancé ou ne veut pas recevoir la newsletter mensuelle (et le signale) est automatiquement mise en référence "OFF" pour tous les envois précisés.
Catégories soumises à d'autres durées : néant

Catégories de destinataires des données

Destinataires internes :
Destinataires externes :
Sous-traitants :

Transferts des données hors UE

Transfert : Non

Mesures de sécurité

Contrôle d'accès des utilisateurs : Oui
Mesures prévues pour les données numériques : antivirus
Mesures prévues pour les données papier : pas de tirage papier avec montant, tél ou adresse. Les bulletins d'adhésions papier envoyés sont conservés dans une bannette dans le placard qui ferme à clef du local qui lui-mê^me ferme à clefs. Seuls le président, les salarié.e.s. et volontaires ont les clefs du local et le propriétaire du local (peuple et culture)
Mesures de protection des logiciels (antivirus, mises à jour et correctifs de sécurité, tests, etc.) : Oui
Mesures prévues : antivirus
Sauvegarde des données : Oui
Modalités prévues : disque dure externe
Chiffrement des données : Non
Contrôle des sous-traitants : Non