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Gestion des adhérent.e.s et donat.eur.rice.s

Date de création de la fiche 14.01.2019
Début de mise à jour de la fiche 14.01.2019
Nom du logiciel de l'application (si pertinent) Tableau Excel

Objectifs poursuivis

Description de l'objet du traitement et ses fonctionnalités Inscription de chaque adhérent.e que ce soit à titre personnel/individuel ou une adhésion morale (associations) dans deux listes (deux feuilles) hébergées sous le même documents Excel. La première liste repère dans notre base de données générale Qui est adhérent avec le montant correspondant, la seconde permet de noter quand chaque personne ou organisme a été remerciée (par mail) et quand on lui a transmis une attestation d'adhésion (sauf pour les personnes qui adhèrent sur la plateforme Helloasso qui reçoivent directement cette attestation). L'objectif est de savoir combien le CAC compte d'adhérent.e.s (et donat.eur.rice.s) et de remercier toute personne ou organisme qui adhère ou donne. Ensuite il est aussi d'inscrire chaque adhérent sur la liste de diffusion de notre lettre mail mensuelle "Heure de la sirène" dès le mois suivant, une fois les personnes remerciées et informées de cette inscription. Elle est envoyée via Mailchimp et les personnes peuvent se désinscrire directement à chaque réception.

Catégories de personnes concernées

Catégories de personnes concernées adhérent. donateurs donatrices

Catégories de données collectées

Liste des différentes données traitées
  • État-civil, identité, données d'identification, images (ex. nom, prénom, adresse, photographie, date et lieu de naissance, etc.)
Autre(s) catégorie(s) de données adresses mails et téléphones parfois
Données sensibles collectées
  • aucune

Autres informations sur les données

Format des données
  • Numérique
Lieux de conservation des données La base de données générales est dans le nextcloud/cumulo. Une sauvegarde 2 à 3 fois pas an sur disque dure. Une liste est faite uniquement sur les adhérents/donateurs pour les membres du CA 2 à 3 fois pas ans, sans faire apparaitre les montants d'adhésion/don. Une liste spécifique des adhésions morales est rendue publique sur le site internet Wordpress du CAC, sans aucun montant, sans numéro de tél autre que professionnel.
Durée de conservation des données depuis 2010, soit 9 ans. Au bout de 10 ans nous ne conserveront pas les données plus anciennes.
A défaut, critères utilisés pour déterminer le délais d'effacement Toute personnes/associations qui ne veut plus être relancé ou ne veut pas recevoir la newsletter mensuelle (et le signale) est automatiquement mise en référence "OFF" pour tous les envois précisés.
Catégories soumises à d'autres durées néant

Catégories de destinataires des données

Destinataires internes salarié.es volontaires
Destinataires externes adhérents
Sous-traitants mailchimp oximailing

Transferts des données hors UE

Transfert Non

Mesures de sécurité

Contrôle d'accès des utilisateurs Oui
Mesures prévues pour les données numériques antivirus
Mesures prévues pour les données papier pas de tirage papier avec montant, tél ou adresse. Les bulletins d'adhésions papier envoyés sont conservés dans une bannette dans le placard qui ferme à clef du local qui lui-mê^me ferme à clefs. Seuls le président, les salarié.e.s. et volontaires ont les clefs du local et le propriétaire du local (peuple et culture)
Mesures de protection des logiciels (antivirus, mises à jour et correctifs de sécurité, tests, etc.) Oui
Mesures prévues antivirus
Sauvegarde des données Oui
Modalités prévues disque dure externe
Chiffrement des données Non
Contrôle des sous-traitants Non

Gestion des listes externes en vue de : Plaidoyer/alerte - listes publics

Date de création de la fiche 11.01.2019
Début de mise à jour de la fiche 11.01.2019
Nom du co-responsable du traitement (si nécessaire) Isabelle BOYER
Nom du logiciel de l'application (si pertinent) Tableau Excel

Objectifs poursuivis

Description de l'objet du traitement et ses fonctionnalités Permet la diffusion des analyses, demandes, alertes auprès des parlementaires, des politiques et des journalistes. Sans être tenues à jour régulièrement, ces listes permettent de diffuser rapidement les informations décidées par le conseil d’administration. Le fichier journaliste est souvent enrichi de contacts de journalistes qui nous ont directement sollicité.

Catégories de personnes concernées

Catégories de personnes concernées député.e.s journalistes sénat.rice.eur.s

Catégories de données collectées

Liste des différentes données traitées
  • État-civil, identité, données d'identification, images (ex. nom, prénom, adresse, photographie, date et lieu de naissance, etc.)
  • Autres
Autre(s) catégorie(s) de données adresses mails et téléphones parfois
Données sensibles collectées
  • aucune

Autres informations sur les données

Format des données
  • Numérique
Lieux de conservation des données Sur notre espace Nextcloud hébergé par ODASS
Durée de conservation des données pour les parlementaires, à chaque élections
A défaut, critères utilisés pour déterminer le délais d'effacement Pour les journalistes, dès qu'une information retour mail indique qu'il n’exerce plus

Catégories de destinataires des données

Destinataires externes partiel asso adhérentes
Sous-traitants oximailing

Transferts des données hors UE

Transfert Non

Mesures de sécurité

Contrôle d'accès des utilisateurs Oui
Mesures prévues pour les données numériques Pour les destinataires externes, c'est un extrait (donc partiel) de nos données de journalistes que nous pouvons partager sur demande
Mesures prévues pour les données papier pas d'impression de ces données
Mesures de protection des logiciels (antivirus, mises à jour et correctifs de sécurité, tests, etc.) Oui
Mesures prévues Antivirus et accès au nextcloud se fait avec codes d'accès
Sauvegarde des données Oui
Modalités prévues sur disque dure externe tous les trimestre
Chiffrement des données Non
Contrôle des sous-traitants Oui
Modalités prévues soumis aux RGPD

Gestion des ressources humaines

Date de création de la fiche 29.11.2018
Début de mise à jour de la fiche 29.11.2018
Nom du co-responsable du traitement (si nécessaire) un membre du conseil d'admoinsitration à définir
Nom du logiciel de l'application (si pertinent) néant

Objectifs poursuivis

Description de l'objet du traitement et ses fonctionnalités Gestion des salarié.e.s + des stagiaires + des volontaires + des personnes en alternances et des mises à dispositions. Recueil d'informations personnelles afin de faire les déclarations obligatoires (URSSAF + agence service civique + médecine du travail...) et tenir à jour le registre du personnel.

Catégories de personnes concernées

Catégories de personnes concernées alternant.es mis.e à disposition salarié.es stagiares volontaires

Catégories de données collectées

Liste des différentes données traitées
  • État-civil, identité, données d'identification, images (ex. nom, prénom, adresse, photographie, date et lieu de naissance, etc.)
  • Vie personnelle (ex. habitudes de vie, situation familiale, etc.)
  • Vie professionnelle (ex. CV, situation professionnelle, scolarité, formation, distinctions, diplômes, etc.)
  • Informations d’ordre économique et financier (ex. revenus, situation financière, données bancaires, etc.)
Données sensibles collectées
  • numéro d'identification national unique (NIR ou numéro de sécurité sociale)

Autres informations sur les données

Format des données
  • Numérique
  • Papier
Lieux de conservation des données **Numérique** : sur l'ordinateur portable de la coordinatrice qui reste soit au local, soit au domicile de la salariée (pour les WE et jours de télétravail généralement fixés les mercredis). **Papier** : dans l’armoire qui ferme à clef et qui est dans le local du CAC. __Le local __est fermé à clefs, dans les locaux de Peuple et Culture eux même fermés à clefs (parfois la grande salle est prêtée en soirée mais sans accès à la salle du CAC), et pour y accéder il y a un interphone (plus deux codes sur rues le WE et après 19h).
Durée de conservation des données 10 ans

Catégories de destinataires des données

Destinataires internes président
Destinataires externes CIAMT Humanis Malakoff Médéric URSSAF

Transferts des données hors UE

Transfert Non

Mesures de sécurité

Contrôle d'accès des utilisateurs Oui
Mesures de protection des logiciels (antivirus, mises à jour et correctifs de sécurité, tests, etc.) Oui
Mesures prévues Antivirus pour les versions numériques Clefs pour les versions papiers
Sauvegarde des données Oui
Modalités prévues Sur un disque dure externe tous les 2 mois environ - le disque dure reste au domicile de la coordiantrice
Chiffrement des données Non
Contrôle des sous-traitants Non
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