Gestion des adhérent.e.s et donat.eur.rice.s
Gestion des adhérent.e.s et donat.eur.rice.s
Date de création de la fiche
14.01.2019
Début de mise à jour de la fiche
14.01.2019
Nom du logiciel de l'application (si pertinent)
Tableau Excel
Objectifs poursuivis
Description de l'objet du traitement et ses fonctionnalités
Inscription de chaque adhérent.e que ce soit à titre personnel/individuel ou une adhésion morale (associations) dans deux listes (deux feuilles) hébergées sous le même documents Excel. La première liste repère dans notre base de données générale Qui est adhérent avec le montant correspondant, la seconde permet de noter quand chaque personne ou organisme a été remerciée (par mail) et quand on lui a transmis une attestation d'adhésion (sauf pour les personnes qui adhèrent sur la plateforme Helloasso qui reçoivent directement cette attestation).
L'objectif est de savoir combien le CAC compte d'adhérent.e.s (et donat.eur.rice.s) et de remercier toute personne ou organisme qui adhère ou donne. Ensuite il est aussi d'inscrire chaque adhérent sur la liste de diffusion de notre lettre mail mensuelle "Heure de la sirène" dès le mois suivant, une fois les personnes remerciées et informées de cette inscription. Elle est envoyée via Mailchimp et les personnes peuvent se désinscrire directement à chaque réception.
Catégories de personnes concernées
Catégories de données collectées
Liste des différentes données traitées
- État-civil, identité, données d'identification, images (ex. nom, prénom, adresse, photographie, date et lieu de naissance, etc.)
Autre(s) catégorie(s) de données
adresses mails et téléphones parfois
Données sensibles collectées
- aucune
Autres informations sur les données
Format des données
- Numérique
Lieux de conservation des données
La base de données générales est dans le nextcloud/cumulo. Une sauvegarde 2 à 3 fois pas an sur disque dure. Une liste est faite uniquement sur les adhérents/donateurs pour les membres du CA 2 à 3 fois pas ans, sans faire apparaitre les montants d'adhésion/don.
Une liste spécifique des adhésions morales est rendue publique sur le site internet Wordpress du CAC, sans aucun montant, sans numéro de tél autre que professionnel.
Durée de conservation des données
depuis 2010, soit 9 ans. Au bout de 10 ans nous ne conserveront pas les données plus anciennes.
A défaut, critères utilisés pour déterminer le délais d'effacement
Toute personnes/associations qui ne veut plus être relancé ou ne veut pas recevoir la newsletter mensuelle (et le signale) est automatiquement mise en référence "OFF" pour tous les envois précisés.
Catégories soumises à d'autres durées
néant
Catégories de destinataires des données
Transferts des données hors UE
Transfert
Non
Mesures de sécurité
Contrôle d'accès des utilisateurs
Oui
Mesures prévues pour les données numériques
antivirus
Mesures prévues pour les données papier
pas de tirage papier avec montant, tél ou adresse. Les bulletins d'adhésions papier envoyés sont conservés dans une bannette dans le placard qui ferme à clef du local qui lui-mê^me ferme à clefs. Seuls le président, les salarié.e.s. et volontaires ont les clefs du local et le propriétaire du local (peuple et culture)
Mesures de protection des logiciels (antivirus, mises à jour et correctifs de sécurité, tests, etc.)
Oui
Mesures prévues
antivirus
Sauvegarde des données
Oui
Modalités prévues
disque dure externe
Chiffrement des données
Non
Contrôle des sous-traitants
Non
Gestion des listes externes en vue de : Plaidoyer\/alerte - listes publics
Gestion des listes externes en vue de : Plaidoyer/alerte - listes publics
Date de création de la fiche
11.01.2019
Début de mise à jour de la fiche
11.01.2019
Nom du co-responsable du traitement (si nécessaire)
Isabelle BOYER
Nom du logiciel de l'application (si pertinent)
Tableau Excel
Objectifs poursuivis
Description de l'objet du traitement et ses fonctionnalités
Permet la diffusion des analyses, demandes, alertes auprès des parlementaires, des politiques et des journalistes. Sans être tenues à jour régulièrement, ces listes permettent de diffuser rapidement les informations décidées par le conseil d’administration.
Le fichier journaliste est souvent enrichi de contacts de journalistes qui nous ont directement sollicité.
Catégories de personnes concernées
Catégories de données collectées
Liste des différentes données traitées
- État-civil, identité, données d'identification, images (ex. nom, prénom, adresse, photographie, date et lieu de naissance, etc.)
- Autres
Autre(s) catégorie(s) de données
adresses mails et téléphones parfois
Données sensibles collectées
- aucune
Autres informations sur les données
Format des données
- Numérique
Lieux de conservation des données
Sur notre espace Nextcloud hébergé par ODASS
Durée de conservation des données
pour les parlementaires, à chaque élections
A défaut, critères utilisés pour déterminer le délais d'effacement
Pour les journalistes, dès qu'une information retour mail indique qu'il n’exerce plus
Catégories de destinataires des données
Transferts des données hors UE
Transfert
Non
Mesures de sécurité
Contrôle d'accès des utilisateurs
Oui
Mesures prévues pour les données numériques
Pour les destinataires externes, c'est un extrait (donc partiel) de nos données de journalistes que nous pouvons partager sur demande
Mesures prévues pour les données papier
pas d'impression de ces données
Mesures de protection des logiciels (antivirus, mises à jour et correctifs de sécurité, tests, etc.)
Oui
Mesures prévues
Antivirus et accès au nextcloud se fait avec codes d'accès
Sauvegarde des données
Oui
Modalités prévues
sur disque dure externe tous les trimestre
Chiffrement des données
Non
Contrôle des sous-traitants
Oui
Modalités prévues
soumis aux RGPD
Gestion des contacts en vue de : Diffusion \/ élargissement de l'audience du CAC
Gestion des contacts en vue de : Diffusion / élargissement de l'audience du CAC
Date de création de la fiche
10.12.2018
Début de mise à jour de la fiche
10.12.2018
Objectifs poursuivis
Description de l'objet du traitement et ses fonctionnalités
Diffuser les analyses, alertes, documents, informations, travaux du CAC le plus largement possible dans une optique d'éducation populaire et de transmissions
Catégories de personnes concernées
Catégories de données collectées
Liste des différentes données traitées
- État-civil, identité, données d'identification, images (ex. nom, prénom, adresse, photographie, date et lieu de naissance, etc.)
Autre(s) catégorie(s) de données
si les personnes sont dans une association
Données sensibles collectées
- aucune
Autres informations sur les données
Format des données
- Numérique
Lieux de conservation des données
Sur l'espace nextcloud du CAC dans une base Excel + un historique sur une base ACCESS dans l'ordinateur fixe de Didier Minot (fondateur)
Durée de conservation des données
Longtemps
A défaut, critères utilisés pour déterminer le délais d'effacement
Soit les personnes veulent moins d'info ou plus certaines communication (communiqués, campagne adhésion, newsletters) et donc on modifie le code d'envoi, soit ne veut plus rien recevoir et nous enlevons la ligne du doc excel.
Catégories soumises à d'autres durées
Certains restent en code "OFF" pour avoir leur contact en mémoire quand nous avons besoin de pouvoir les recontacter.
Catégories de destinataires des données
Transferts des données hors UE
Transfert
Non
Mesures de sécurité
Contrôle d'accès des utilisateurs
Non
Mesures de protection des logiciels (antivirus, mises à jour et correctifs de sécurité, tests, etc.)
Oui
Mesures prévues
anitvirus
Sauvegarde des données
Oui
Modalités prévues
CF Odass
Chiffrement des données
Non
Contrôle des sous-traitants
Non
Gestion des ressources humaines
Gestion des ressources humaines
Date de création de la fiche
29.11.2018
Début de mise à jour de la fiche
29.11.2018
Nom du co-responsable du traitement (si nécessaire)
un membre du conseil d'admoinsitration à définir
Nom du logiciel de l'application (si pertinent)
néant
Objectifs poursuivis
Description de l'objet du traitement et ses fonctionnalités
Gestion des salarié.e.s + des stagiaires + des volontaires + des personnes en alternances et des mises à dispositions.
Recueil d'informations personnelles afin de faire les déclarations obligatoires (URSSAF + agence service civique + médecine du travail...) et tenir à jour le registre du personnel.
Catégories de personnes concernées
Catégories de données collectées
Liste des différentes données traitées
- État-civil, identité, données d'identification, images (ex. nom, prénom, adresse, photographie, date et lieu de naissance, etc.)
- Vie personnelle (ex. habitudes de vie, situation familiale, etc.)
- Vie professionnelle (ex. CV, situation professionnelle, scolarité, formation, distinctions, diplômes, etc.)
- Informations d’ordre économique et financier (ex. revenus, situation financière, données bancaires, etc.)
Données sensibles collectées
- numéro d'identification national unique (NIR ou numéro de sécurité sociale)
Autres informations sur les données
Format des données
- Numérique
- Papier
Lieux de conservation des données
**Numérique** : sur l'ordinateur portable de la coordinatrice qui reste soit au local, soit au domicile de la salariée (pour les WE et jours de télétravail généralement fixés les mercredis).
**Papier** : dans l’armoire qui ferme à clef et qui est dans le local du CAC.
__Le local __est fermé à clefs, dans les locaux de Peuple et Culture eux même fermés à clefs (parfois la grande salle est prêtée en soirée mais sans accès à la salle du CAC), et pour y accéder il y a un interphone (plus deux codes sur rues le WE et après 19h).
Durée de conservation des données
10 ans
Catégories de destinataires des données
Transferts des données hors UE
Transfert
Non
Mesures de sécurité
Contrôle d'accès des utilisateurs
Oui
Mesures de protection des logiciels (antivirus, mises à jour et correctifs de sécurité, tests, etc.)
Oui
Mesures prévues
Antivirus pour les versions numériques
Clefs pour les versions papiers
Sauvegarde des données
Oui
Modalités prévues
Sur un disque dure externe tous les 2 mois environ - le disque dure reste au domicile de la coordiantrice
Chiffrement des données
Non
Contrôle des sous-traitants
Non