Gestion des adhérent.e.s et donat.eur.rice.s
Gestion des adhérent.e.s et donat.eur.rice.s
Date de création de la fiche
14.01.2019
Début de mise à jour de la fiche
14.01.2019
Nom du logiciel de l'application (si pertinent)
Tableau Excel
Objectifs poursuivis
Description de l'objet du traitement et ses fonctionnalités
Inscription de chaque adhérent.e que ce soit à titre personnel/individuel ou une adhésion morale (associations) dans deux listes (deux feuilles) hébergées sous le même documents Excel. La première liste repère dans notre base de données générale Qui est adhérent avec le montant correspondant, la seconde permet de noter quand chaque personne ou organisme a été remerciée (par mail) et quand on lui a transmis une attestation d'adhésion (sauf pour les personnes qui adhèrent sur la plateforme Helloasso qui reçoivent directement cette attestation).
L'objectif est de savoir combien le CAC compte d'adhérent.e.s (et donat.eur.rice.s) et de remercier toute personne ou organisme qui adhère ou donne. Ensuite il est aussi d'inscrire chaque adhérent sur la liste de diffusion de notre lettre mail mensuelle "Heure de la sirène" dès le mois suivant, une fois les personnes remerciées et informées de cette inscription. Elle est envoyée via Mailchimp et les personnes peuvent se désinscrire directement à chaque réception.
Catégories de personnes concernées
Catégories de données collectées
Liste des différentes données traitées
- État-civil, identité, données d'identification, images (ex. nom, prénom, adresse, photographie, date et lieu de naissance, etc.)
Autre(s) catégorie(s) de données
adresses mails et téléphones parfois
Données sensibles collectées
- aucune
Autres informations sur les données
Format des données
- Numérique
Lieux de conservation des données
La base de données générales est dans le nextcloud/cumulo. Une sauvegarde 2 à 3 fois pas an sur disque dure. Une liste est faite uniquement sur les adhérents/donateurs pour les membres du CA 2 à 3 fois pas ans, sans faire apparaitre les montants d'adhésion/don.
Une liste spécifique des adhésions morales est rendue publique sur le site internet Wordpress du CAC, sans aucun montant, sans numéro de tél autre que professionnel.
Durée de conservation des données
depuis 2010, soit 9 ans. Au bout de 10 ans nous ne conserveront pas les données plus anciennes.
A défaut, critères utilisés pour déterminer le délais d'effacement
Toute personnes/associations qui ne veut plus être relancé ou ne veut pas recevoir la newsletter mensuelle (et le signale) est automatiquement mise en référence "OFF" pour tous les envois précisés.
Catégories soumises à d'autres durées
néant
Catégories de destinataires des données
Transferts des données hors UE
Transfert
Non
Mesures de sécurité
Contrôle d'accès des utilisateurs
Oui
Mesures prévues pour les données numériques
antivirus
Mesures prévues pour les données papier
pas de tirage papier avec montant, tél ou adresse. Les bulletins d'adhésions papier envoyés sont conservés dans une bannette dans le placard qui ferme à clef du local qui lui-mê^me ferme à clefs. Seuls le président, les salarié.e.s. et volontaires ont les clefs du local et le propriétaire du local (peuple et culture)
Mesures de protection des logiciels (antivirus, mises à jour et correctifs de sécurité, tests, etc.)
Oui
Mesures prévues
antivirus
Sauvegarde des données
Oui
Modalités prévues
disque dure externe
Chiffrement des données
Non
Contrôle des sous-traitants
Non
Gestion des listes externes en vue de : Plaidoyer\/alerte - listes publics
Gestion des listes externes en vue de : Plaidoyer/alerte - listes publics
Date de création de la fiche
11.01.2019
Début de mise à jour de la fiche
11.01.2019
Nom du co-responsable du traitement (si nécessaire)
Isabelle BOYER
Nom du logiciel de l'application (si pertinent)
Tableau Excel
Objectifs poursuivis
Description de l'objet du traitement et ses fonctionnalités
Permet la diffusion des analyses, demandes, alertes auprès des parlementaires, des politiques et des journalistes. Sans être tenues à jour régulièrement, ces listes permettent de diffuser rapidement les informations décidées par le conseil d’administration.
Le fichier journaliste est souvent enrichi de contacts de journalistes qui nous ont directement sollicité.
Catégories de personnes concernées
Catégories de données collectées
Liste des différentes données traitées
- État-civil, identité, données d'identification, images (ex. nom, prénom, adresse, photographie, date et lieu de naissance, etc.)
- Autres
Autre(s) catégorie(s) de données
adresses mails et téléphones parfois
Données sensibles collectées
- aucune
Autres informations sur les données
Format des données
- Numérique
Lieux de conservation des données
Sur notre espace Nextcloud hébergé par ODASS
Durée de conservation des données
pour les parlementaires, à chaque élections
A défaut, critères utilisés pour déterminer le délais d'effacement
Pour les journalistes, dès qu'une information retour mail indique qu'il n’exerce plus
Catégories de destinataires des données
Transferts des données hors UE
Transfert
Non
Mesures de sécurité
Contrôle d'accès des utilisateurs
Oui
Mesures prévues pour les données numériques
Pour les destinataires externes, c'est un extrait (donc partiel) de nos données de journalistes que nous pouvons partager sur demande
Mesures prévues pour les données papier
pas d'impression de ces données
Mesures de protection des logiciels (antivirus, mises à jour et correctifs de sécurité, tests, etc.)
Oui
Mesures prévues
Antivirus et accès au nextcloud se fait avec codes d'accès
Sauvegarde des données
Oui
Modalités prévues
sur disque dure externe tous les trimestre
Chiffrement des données
Non
Contrôle des sous-traitants
Oui
Modalités prévues
soumis aux RGPD